Координатор по документообороту

Обязанности

• Собирать потребности у заказчиков для формирования годового и ежемесячного бюджетов.
• Формировать годовой и ежемесячный бюджеты и вносить их в систему бюджетирования.
• Исполнять бюджет: запрашивать счета у контрагентов, заводить заявки на оплату счетов в 1С УПП.
• Отслеживать сроки окончания договоров с контрагентами и информировать об этом заказчиков.
• Контролировать остатки по статьям, отслеживать динамику трат и информировать об этом заказчиков.
• Координировать закупочные процедуры:
• Предоставлять заказчикам информацию о необходимых документах, сроках проведения закупки и заключения договора.
• Заводить карточки закупок в 1С ДО.
• Отслеживать вопросы согласующих и отвечать на них; при необходимости обращаться к заказчику за разъяснениями.
• По результатам закупки курировать согласование в 1С ДО и организовывать подписание договора.
• Контролировать исполнение договорных обязательств поставщиками/подрядчиками: получать акты, контролировать сроки поставки/оказания услуг, при необходимости эскалировать проблемы заказчику/юридической службе.
• Предоставлять первичные закрывающие документы в бухгалтерию.
• Связываться с контрагентами и просить выставить/переделать/изменить закрывающие документы.
• Писать приказы на премии по реферальным программам; выкладывать и согласовывать выплаты в 1С УПП.
• Вести протоколы планёрок и собраний руководства департамента персонала.
• Готовить руководителей к встречам: оценивать готовность, запрашивать недостающие данные, помогать структурировать отчёт/презентацию.
• Готовить отчетность и презентации по запросу руководства компании.
• Контролировать выполнение задач по протоколам встреч.

Требования

• Опыт работы с бюджетом подразделения или проекта: сбор и консолидация потребностей, планирование расходов, контроль исполнения, остатков и отклонений.
• Опыт работы в координационной, административной или финансово-операционной роли.
• Уверенное владение Excel или Google Таблицами.
• Опыт работы с документами, счетами, договорами и закрывающими документами.
• Будет преимуществом: опыт работы в 1С УПП, 1С ДО, системах бюджетирования, а также сопровождения закупок.
• Умение контролировать сроки, статусы задач и договорные обязательства.
• Грамотная письменная и устная речь.

ПОЧЕМУ У НАС ХОРОШО

• График работы 5/2, работа в офисе Сан Сити.
• Белая зарплата и официальное трудоустройство с первого дня.
• 28 дней отпуска и дополнительные дни отдыха за стаж работы.
• ДМС.
• Собственный учебный центр: обучаем с нуля и помогаем прокачивать скиллы.
• Специальные условия по ипотеке от Сбербанка.
• Льготы, бонусы и корпоративные скидки от партнеров компании.
• Сберпрайм: доступ к 12 сервисам с выгодой до 5000 рублей в месяц.