Координатор по документообороту в Департамент технологий

Мы ищем специалиста, который возьмёт на себя операционную поддержку R& D-направления: закупочные процедуры, договорной и финансовый документооборот, а также организацию командировок сотрудников.

В этой роли вы будете связующим звеном между заказчиками, отделом закупок, бухгалтерией, юридическим отделом, HR, руководителями сервисов и сотрудниками R& D.

Чем предстоит заниматься

Бюджетирование и финансовое сопровождение

• Обеспечивать исполнение бюджета: контролировать и сопровождать оплату счетов.
• Проверять корректность распределения расходов по статьям бюджета при заведении счетов на оплату в 1С.
• Контролировать наличие бюджета перед запуском оплат и закупок.
• Совместно с заказчиками готовить обоснования на внеплановые расходы.

Документооборот и закупки

• Организовывать заключение и подписание договоров, дополнительных соглашений и приложений.
• Работать с первичной документацией: актами, УПД и сопроводительными документами.
• Взаимодействовать с бухгалтерией по вопросам дебиторской задолженности: направлять акты на подпись, запрашивать документы у контрагентов.
• Координировать закупочные процессы: проверять наличие необходимых документов, инициировать запуск закупок в 1С ДО.
• Организовывать подписание документов с контрагентами через ЭДО и в бумажном виде.
• Вести деловую переписку с контрагентами по вопросам предоставления, корректировки и согласования документов.
• Готовить внутренние документы к актам и УПД.
• Передавать документы в бухгалтерию, юридический отдел, отдел закупок и другие подразделения.
• Вести реестр первичной документации.
• Контролировать соблюдение внутреннего порядка документооборота.

Командировки

• Рассчитывать сметы на командировки и корпоративные слёты в части проезда и проживания.
• Взаимодействовать с сотрудниками по подбору рейсов и размещения.
• Покупать железнодорожные и авиабилеты.
• Создавать направления в командировку в 1С.
• Оформлять заявки на выплаты суточных и подотчётных средств.
• Помогать сотрудникам при сдаче авансовых отчётов.
• Информировать сотрудников перед поездкой об особенностях командировки, порядке отчётности и необходимых документах.
• Оказывать координационную поддержку в нестандартных ситуациях: перенос или отмена рейсов, опоздания, отмена поездки и др.

Мы ожидаем

• Опыт работы финансовым координатором, специалистом по документообороту, операционным специалистом или в смежной роли от 1–2 лет.
• Понимание основ бюджетирования и договорной работы.
• Знание базовых требований к первичным документам.
• Уверенное владение Excel / Google Sheets.
• Базовые навыки работы в 1С: документы, заявки, командировки.
• Знание базовых правил оформления командировок, суточных и авансовых отчётов.
• Внимательность к деталям и аккуратность в работе с документами и цифрами.
• Навыки деловой переписки и взаимодействия с внутренними заказчиками и контрагентами.
• Умение вести несколько задач параллельно и соблюдать дедлайны.
• Навык приоритизации задач при высокой операционной нагрузке.
• Умение задавать уточняющие вопросы и добиваться недостающих данных.
• Проактивность и стремление находить решения, а не только фиксировать проблемы.
• Готовность быстро переключаться между задачами без потери качества.

Условия

• Гибридный график работы: 2 дня в офисе, 3 дня удалённо.
• Работа в комфортном офисе на выбор: Сан-Сити или Академгородок.
• Официальное трудоустройство с первого дня.
• Белая заработная плата.
• 28 календарных дней отпуска.
• ДМС.
• Собственный учебный центр: обучаем с нуля и помогаем прокачивать профессиональные навыки.
• Специальные условия по ипотеке от Сбербанка.
• Льготы, бонусы и корпоративные скидки от партнёров компании.
• СберПрайм: доступ к 12 сервисам с выгодой до 5000 рублей в месяц.